Kinh nghiệm tổ chức sự kiện sinh nhật công ty cho doanh nghiệp

Bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào cũng muốn dành ra một dịp mỗi năm để tri ân ngày thành lập của mình, hay chính là tổ chức sự kiện sinh nhật. Vậy, sự kiện sinh nhật công ty có gì khác biệt so với tổ chức sinh nhật cho cá nhân, đâu là những điều cần biết để xây dựng một chương trình hoàn thiện và nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện nào cho uy tín? Hãy để Minh Vũ Media giải đáp ở bài viết dưới đây.

Sự kiện sinh nhật cho công ty là gì?

Sự kiện sinh nhật cho công ty là một dịp để kỷ niệm ngày thành lập của công ty. Thông thường, sự kiện này được tổ chức mỗi năm vào ngày đặc biệt, thường là vào đúng ngày công ty thành lập để duy trì và tôn vinh sự ra đời của công ty, hoặc dời sang thời điểm mà công việc của công ty không quá dày đặc để nhân viên có thể thoải mái tận hưởng chương trình. Sinh nhật của công ty về cơ bản có thể bao gồm các hoạt động như:

Tổ chức bữa tiệc:

• Đây là một hoạt động phổ biến để kỷ niệm sinh nhật của công ty. Bữa tiệc có thể được tổ chức tại một nhà hàng hoặc trên địa điểm của công ty, có thể là tiệc ngọt hoặc tiệc mặn.

Chương trình nghệ thuật:

• Công ty có thể tổ chức một buổi biểu diễn nghệ thuật như ca nhạc, vũ đạo, xiếc, hoặc một chương trình hài kịch để tạo ra sự vui vẻ và thư giãn cho nhân viên. Các tiết mục có thể thuê từ bên ngoài để đảm bảo chất lượng chương trình, hoặc có thể tự chuẩn bị bởi các phòng, ban để tăng tính giao lưu. gắn kết đồng nghiệp.

Các hoạt động đội nhóm:

• Công ty có thể tổ chức các hoạt động đội nhóm như chơi trò chơi, tổ chức cuộc thi, hoặc đưa nhân viên đi du lịch để củng cố tinh thần đoàn kết.

Tặng quà tri ân:

• Công ty có thể tặng quà cho nhân viên để chúc mừng ngày sinh nhật của công ty và để thể hiện lòng cảm kích đến những đóng góp của nhân viên. Đồng thời, các nhân viên cũng sẽ chuẩn bị những món quà chung, như bánh sinh nhật, để tri ân công ty.

Sự kiện sinh nhật cho công ty là một hoạt động thường niên quan trọng

Tầm quan trọng của sự kiện sinh nhật công ty

Sự kiện sinh nhật cho công ty có tầm quan trọng rất lớn đối với doanh nghiệp, giám đốc và nhân viên. Có thể nói, sinh nhật là một sự kiện mang đậm đặc trưng và giá trị cốt lõi của công ty. Tầm quan trọng của một buổi lễ sinh nhật được khắc họa rõ ràng hơn ở những lý do sau:

Tăng cường tinh thần đoàn kết:

• Sự kiện sinh nhật cho công ty là một dịp để tất cả nhân viên có thể tương tác và gắn kết với nhau, tạo ra một tinh thần đoàn kết mạnh mẽ giữa các thành viên trong công ty. Sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty là một yếu tố cần thiết để duy trì và phát triển công ty.

Tạo động lực cho nhân viên:

• Khi công ty tổ chức sự kiện sinh nhật, nhân viên sẽ cảm thấy được đánh giá và quan tâm đến, được trở thành một phần của công ty để cùng tạo nên một tuổi mới của công ty. Nhờ có điều này, nhân viên sẽ gia tăng động lực làm việc và trau dồi kỹ năng để ngày càng cống hiến hết mình hơn cho công ty..

Cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và giám đốc:

• Sự kiện sinh nhật cho công ty giúp giám đốc và nhân viên có cơ hội để tương tác với nhau, tạo ra mối quan hệ tốt hơn, giúp giám đốc hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn của nhân viên và đưa ra các quyết định phù hợp.

Nâng cao hình ảnh công ty:

• Sự kiện sinh nhật là một cơ hội để công ty quảng bá thương hiệu của mình, thu hút khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư tiềm năng. Khi tổ chức sự kiện sinh nhật, thành phần tham dự không chỉ dừng lại ở các thành viên trong công ty mà còn có cả các khách mời bên ngoài công ty như đối tác doanh nghiệp, các cựu lãnh đạo,... Họ sẽ quan tâm tới sự phát triển của công ty và cũng mong muốn xem xét những sản phẩm công ty để dự định cho những sự hợp tác. Do đó, sự kiện sinh nhật sẽ là một dịp thuận lợi để công ty giới thiệu những thành tích đã đạt được, tạo ấn tượng và nâng cao hình ảnh đối với những quan khách.

Xem thêm: Kinh phí tổ chức sự kiện bao gồm những khoản nào?

Duy trì truyền thống, giá trị công ty:

• Như đã nói, sự kiện sinh nhật không chỉ là dịp tri ân công ty có thêm một tuổi mới mà còn để nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong năm vừa qua. Ngoài ra, trong sự kiện sinh nhật, các nhân viên mới sẽ có cơ hội tìm hiểu thêm về công ty - nơi mà họ đang gắn bó làm việc, từ đó có thêm những tình cảm cho công ty. Nhờ đó, những điểm nổi bật cốt lõi của công ty sẽ được lưu truyền và tiếp nối. 

Đem lại những giá trị cốt lõi cho công ty chính là ý nghĩa lớn nhất của sự kiện sinh nhật

Vì vậy, sự kiện sinh nhật cho công ty có tầm quan trọng rất lớn, nó giúp tăng cường tinh thần đoàn kết, động viên nhân viên, nâng cao hình ảnh công ty và tạo ra mối quan hệ tốt hơn giữa giám đốc và nhân viên, từ đó trở thành một phần không thể thiếu đối với mỗi công ty, doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện công ty có những công việc chính nào?

Tổ chức sự kiện công ty là một quá trình phức tạp và có nhiều công việc chính để chuẩn bị và thực hiện. Dưới đây là một số công việc chính khi tổ chức sự kiện công ty:

Lên kế hoạch sự kiện:

• Đây là bước đầu tiên để xây dựng sự kiện sinh nhật, bắt đầu từ việc lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện, bao gồm chọn ngày, địa điểm, chủ đề, quy mô, ngân sách, các hoạt động, chương trình và tiến độ công việc.

Chuẩn bị đồ hậu cần:

• Ở bước này, công ty sẽ bắt đầu thực hiện các công việc liên quan đến vật liệu và trang thiết bị, bao gồm khảo sát và đặt thuê, mua các đồ dùng cần thiết như bàn ghế, thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, thiết bị trình chiếu, thiết bị làm mát, đồ ăn và trang trí.

Quản lý nhân sự:

• Chọn và thuê nhân viên và đội ngũ tổ chức để thực hiện các công việc trong sự kiện. Các công việc bao gồm quản lý đăng ký, hướng dẫn khách, phục vụ thức ăn và đồ uống, giám sát an ninh, đưa đón khách. Việc phân công nhân sự, xây dựng các mô tả công việc và có một vài buổi tập luyện trước khi bước vào sự kiện chính là một điều cần thiết, bởi sự kiện sinh nhật cũng sẽ làm nổi bật bộ mặt của công ty.

Quảng bá và truyền thông sự kiện:

• Quảng bá sự kiện cho đối tượng khách hàng và thực hiện các chiến dịch quảng cáo để thu hút khách hàng tham dự. Bao gồm chạy quảng cáo trên mạng xã hội, đăng bài PR trên các trang web tin tức, tạp chí, giới thiệu trên các kênh truyền thông, và gửi email thông báo sự kiện.

Điều phối và điều hành:

• Giám sát toàn bộ sự kiện và thực hiện các nhiệm vụ điều phối và điều hành trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Bước này sẽ diễn ra trong sự kiện chính, cần các vị trí quán xuyến tổng nhân lực, chạy các thiết bị kỹ thuật,... 

Các bước cần thiết để tạo nên một sự kiện sinh nhật cơ bản hoàn chỉnh cho công ty

Tóm lại, tổ chức sự kiện công ty có nhiều công việc chính, từ lên kế hoạch, quản lý nhân sự, quảng bá và tiếp thị, đến thực hiện các công việc liên quan đến vật liệu và trang thiết bị, và điều phối, điều hành sự kiện. Do đó, để chuẩn bị tổ chức sự kiện sinh nhật, công ty cần có sự chuẩn bị kỹ càng, đồng thời có thể nhờ tới sự hỗ trợ từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện sinh nhật công ty

Khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, ta đều cần có những điểm cần lưu tâm để phòng tránh tối đa các rủi ro khi sự kiện diễn ra. Dưới đây là những lưu ý mà Minh Vũ Media muốn giới thiệu để các bạn có thể chú ý:

• Xác định đối tượng khách mời và lên kế hoạch thích hợp để thu hút sự quan tâm của họ. Bạn có thể gửi thư mời hoặc thông báo sự kiện qua email hoặc điện thoại. Việc kiểm kê số lượng sẽ giúp cân nhắc được số ghế ngồi, số đồ ăn cần đặt,...
• Chọn địa điểm phù hợp với số lượng khách mời và mục đích của sự kiện. Địa điểm nên được chọn sao cho thuận tiện và dễ dàng tiếp cận cho các khách mời, vừa có sự lịch sự, trang trọng nhưng cũng phải có cảm giác thoải mái, gần gũi để đúng với tinh thần chương trình.
• Thiết kế chương trình phù hợp với chủ đề của sự kiện. Nên lên kế hoạch kỹ lưỡng và chọn những hoạt động phù hợp với sở thích của khách mời. Sự kiện sinh nhật có thể được xây dựng theo các chủ đề với việc đặt tên sự kiện, lên các tone màu chủ đạo, xây dựng cốt truyện cho sinh nhật để tạo sự thu hút và đồng bộ. Từ chủ đề đinh, bạn có thể dễ dàng xây dựng các ý tưởng trang trí từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Lựa chọn thực phẩm và đồ uống phù hợp với sự kiện. Nên cân nhắc tới số lượng và chất lượng của thực phẩm và đồ uống để đáp ứng nhu cầu của khách mời. Ngoài ra, nếu sự kiện diễn ra vào ban ngày, công ty nên ưu tiên tiệc nhẹ, trong khi đó có thể tính tới tiệc mặn nếu tổ chức vào buổi tối.

Tiệc ăn là một phần cần đầu tư chú trọng khi tổ chức sự kiện sinh nhật cho công ty

• Chọn bộ trang phục phù hợp với chủ đề và mục đích của sự kiện. Bạn có thể yêu cầu nhân viên mặc đồng phục để thể hiện sự chuyên nghiệp và đồng đều của công ty. Việc thống nhất dresscode với tất cả khách mời sẽ làm cho buổi sinh nhật thật lung linh và đồng nhất.
• Xác định số lượng nhân viên cần thiết để tổ chức sự kiện. Đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên có đầy đủ kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện tốt các nhiệm vụ trong sự kiện.
• Đảm bảo an toàn và an ninh cho khách mời và tài sản của công ty. Nên thuê các nhân viên an ninh hoặc đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên có đủ kỹ năng để đảm bảo an toàn cho sự kiện.
• Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và trang thiết bị cần thiết cho sự kiện. Nên kiểm tra và đảm bảo rằng các thiết bị hoạt động tốt trước khi bắt đầu sự kiện. Ngoài ra, cần có các thiết bị thay thế, bổ sung để dự trù các phát sinh có thể xảy ra.
• Theo dõi và đánh giá kết quả của sự kiện để cải thiện cho các sự kiện tương lai. Nên thu thập các ý kiến sau khi sự kiện diễn ra bằng một buổi feedback để từ đó rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

Các thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện sinh nhật công ty

Các thiết bị cần thiết khi tổ chức sự kiện sinh nhật công ty phụ thuộc vào quy mô, loại hình sự kiện và yêu cầu của khách hàng. Dưới đây là một số thiết bị thường được sử dụng để tổ chức sự kiện sinh nhật công ty:

• Âm thanh: Bao gồm loa, mixer, microphone, đầu phát nhạc, ampli,...Công dụng: phát nhạc, thông báo, giới thiệu chương trình, đọc lời chúc mừng.
• Ánh sáng: Bao gồm đèn sân khấu, đèn led, máy chiếu, màn chiếu,... Công dụng: tạo không gian, sân khấu, giúp khách mời có trải nghiệm thú vị hơn.
• Thiết bị trình chiếu: Bao gồm máy chiếu, màn chiếu, máy tính, tivi, loa,... Công dụng: trình chiếu thông tin, hình ảnh, video, tài liệu.
• Thiết bị quay phim: Bao gồm máy quay phim, máy ảnh, chân máy, đèn chiếu sáng,... Công dụng: ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ trong sự kiện.
• Thiết bị trang trí: Bao gồm bàn ghế, backdrop, cột trang trí, bong bóng, hoa tươi,... Công dụng: tạo không gian đẹp, thu hút sự chú ý của khách mời.
• Thiết bị phục vụ: Bao gồm bàn, ghế, ly, đĩa, dao kéo, chén đĩa,... Công dụng: phục vụ thức ăn, đồ uống trong sự kiện.
• Thiết bị, ấn phẩm truyền thông: Bao gồm backdrop chụp hình, handrop để khách mời tương tác khi chụp ảnh, các thư mời, món quà được thiết kế để dành tặng khách mời,...

Âm thanh, ánh sáng, sân khấu là những điểm nhấn chính của sự kiện sinh nhật của công ty

Trên đây là một số thiết bị cơ bản để hình thành nên một sự kiện sinh nhật hoàn chỉnh. Các sự kiện trên trên sẽ giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, ấn tượng và đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, việc lựa chọn thiết bị phù hợp và sử dụng chúng một cách hiệu quả cũng rất quan trọng.

Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện sinh nhật công ty chuyên nghiệp

• Trung tâm tổ chức sự kiện Minh Vũ Media là đơn vị uy tín với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện nội bộ công ty, bao gồm sự kiện sinh nhật. Bằng việc lắng nghe và tư vấn khách hàng về các giải pháp phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ, MInh Vũ Media dễ dàng đưa ra các gợi ý về địa điểm, chủ đề, chương trình, trang trí, âm thanh, ánh sáng, các hoạt động giải trí, v.v. để thuyết phục khách hàng.
• Ngoài ra, Minh Vũ Media có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và kinh nghiệm, có sự đổi mới, sáng tạo và chủ động trong công việc, có thể phục vụ được mọi yêu cầu từ khách hàng về các mong muốn cho sự kiện sinh nhật. Các khách hàng cũng có thể tiếp cận những phản hồi và ý tưởng của các khách hàng trước, từ đó có nhiều nguồn tham khảo.

Xem thêm: Minh Vũ Media - Đơn vị tổ chức sự kiện đặc sắc, tiết kiệm tại Hà Nội

Cuối cùng, nhờ cung cấp thông tin chi tiết và minh bạch về các dịch vụ và chi phí: Cung cấp cho khách hàng thông tin chi tiết và minh bạch về các dịch vụ và chi phí để khách hàng có thể hiểu rõ hơn về các dịch vụ và khoản chi phí, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn và tin tưởng vào Minh Vũ Media.

Minh Vũ Media đơn vị tổ chức sự kiện sinh nhật chuyên nghiệp

Dưới đây là bảng giá các trang thiết bị mà Minh Vũ Media cung cấp cho sự kiện sinh nhật:

Minh Vũ Media cung cấp trọn gói thiết bị, ca sĩ,... với mức giá phải chăng

Trên đây là những điều bạn cần biết khi muốn tổ chức sự kiện sinh nhật cho công ty. Bên cạnh các kế hoạch cần chuẩn bị, công ty cần xác định rõ mục tiêu muốn đạt được thông qua buổi lễ sinh nhật tri ân, từ đó mới có thể làm nổi bật được chương trình. Minh Vũ Media tin rằng với sự hỗ trợ của mình, sự kiện sinh nhật cho công ty bạn sẽ được tổ chức bài bản và thành công nhất.

Xem thêm: 12+ ý tưởng tổ chức sự kiện Year End Party cho doanh nghiệp