Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là gì? Hiện đang là một lĩnh vực quan trọng trong ngành truyền thông- giải trí. Đây cũng là mảng được nhiều doanh nghiệp, cá nhân quan tâm, đầu tư để tăng độ phủ sóng. Hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu về tổ chức sự kiện và những điều cần biết ngay sau đây nhé!

Tổ chức sự kiện hiện đang là một lĩnh vực quan trọng trong ngành truyền thông – giải trí

Sự kiện là gì?

Sự kiện tiếng anh gọi là event. Là hoạt động được diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định và mục đích rõ ràng, có sự tham gia của một số lượng lớn người tham gia. 

Sự kiện có thể được tổ chức bởi cá nhân, một tập thể, một tổ chức. Và có chủ đề đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (tổ chức event) thực chất là việc tổ chức thực hiện các công việc để sự kiện được diễn ra thành công, suôn sẻ. Quá trình tổ chức sự kiện được bắt đầu từ lúc lên ý tưởng cho sự kiện, xây dựng kịch bản chương trình, thực hiện công tác chuẩn bị trước sự kiện, diễn ra sự kiện, kết thúc sự kiện và những công việc sau sự kiện. 

Các lĩnh vực tổ chức sự kiện như xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,….

Một trong những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến là sự kiện khai trương

Các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, cưới hỏi,… Các sự kiện khi được tổ chức thường nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người tổ chức muốn khách mời hoặc công chúng tiếp nhận.

Ngày nay tổ chức sự kiện được xem như một ngành nghề đặc thù.

Dưới đây là một số thuật ngữ liên quan đến tổ chức sự kiện:

Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, tổ chức sự kiện doanh nghiệp

The content of the event organizer: Nội dung của tổ chức sự kiện

Event activities: hoạt động tổ chức sự kiện

Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

Entertainment events: Sự kiện giải trí

Concerts/live performances: Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

Fundraising events: Các sự kiện gây quỹ từ thiện

Sporting events: Sự kiện thể thao

Festive events: Các lễ hội, liên hoan,…

Government events: Sự kiện của cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

Meetings: Các buổi họp

Seminars: Hội thảo chuyên đề

Workshops: Hội thảo bán hàng

Exhibitions: Sự kiện triển lãm

Trade fairs: Các hội chợ thương mại

Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

Conferences: Sự kiện hội thảo

Conventions: Sự kiện hội nghị

Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện

Với mỗi sự kiện đều có những vai trò khác nhau. Dưới đây là một số vai trò của tổ chức sự kiện:

• Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông

Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm khách mời, khách hàng tiềm năng

• Là một công cụ tuyệt vời thúc đẩy sự phát triển của các hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
• Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
• Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Xem thêm: Top 20 trung tâm tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng nhất hiện nay

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích sự kiện chính là những giá trị, kết quả mà sự kiện mang lại cho đơn vị tổ chức. Những mục đích của tổ chức sự kiện phổ biến là: 

• Tạo dấu ấn đặc biệt với khách hàng mục tiêu/khách mời thông qua những thông điệp truyền thông, chiến dịch truyền thông có trong sự kiện
• Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, nâng cao giá trị của thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, tăng độ nhận diện thương hiệu.
• Làm thay đổi những nhận thức của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
• Tăng sự kết nối khách hàng với sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp, từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.
• Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…

Tổ chức sự kiện nhằm quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số

Tuỳ thuộc vào mục tiêu khi tổ chức sự kiện mà người tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, kế hoạch, hoạt động sao cho phù hợp và đạt được mục đích tổ chức.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để có được một sự kiện chuyên nghiệp bạn cần có một quy trình làm việc rõ ràng và cụ thể. Chuẩn hoá, tối ưu các bước thực hiện là điều quan trọng để sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Khi xây một căn nhà để chắc chắn nhờ nền móng, đối với một sự kiện để đảm bảo thành công nhờ quy trình tổ chức.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp gồm 4 bước:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, người tổ chức/đơn vị tổ chức cần xác định và thực hiện các công việc sau:

• Xác định rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện
• Các yếu tố cần thiết tác động đến thành công của sự kiện
• Lên ý tưởng và kế hoạch thực hiện ý tưởng
• Chuẩn bị các trang thiết bị, decor sự kiện
• Thực hiện các chiến dịch truyền thông, marketing cho sự kiện
• Lên kế hoạch các rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện

Giai đoạn 2: Diễn ra sự kiện

Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng và là giai đoạn quyết định đến sự thành công của sự kiện

• Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí cần thiết cho sự kiện
• Kiểm tra tất cả các hạng mục lần cuối
• Chạy thử trước chương trình

Lắp đặp, setup tất cả các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra

• Đón tiếp khách mời và thực hiện chương trình
• Quản lý theo dõi tiến độ cũng như điều hành sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và kịch bản đã lên trước đó

Giai đoạn 3: Sau sự kiện

• Tiến hành các công tác truyền thông sau sự kiện
• Lấy thông tin và chăm sóc khách, khách mời trong sự kiện để tạo lòng tin, sự kết nối giữa doanh nghiệp với những khách hàng, đối tác tiềm năng.

Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Đây là một bước nhỏ sau giai đoạn 3. Tuy nhiên lại rất quan trọng. Đây là bước để bạn và ban tổ chức cùng nhìn lại quá trình tổ chức sự kiện, rút ra bài học kinh nghiệm, xử lý những vấn đề còn tồn đọng, khắc phục sự cố,…

Lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Chọn địa điểm tổ chức phù hợp với tính chất, chủ đề sự kiện

Sau khi xác định được ngày giờ tổ chức, bạn cần bắt tay ngay vào việc lựa chọn địa điểm. Địa điểm tổ chức cần có không gian rộng rãi, có sức chứa đủ với số lượng khách mời, không gian phù hợp với tính chất của sự kiện. Bạn nên lựa chọn và hoàn thiện các thủ tục thuê địa điểm càng sớm càng tốt để tiến hành các bước lên ý tưởng và decor cho sự kiện.

Kế hoạch cần cụ thể và luôn thực hiện đúng theo kế hoạch

Bản kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng, càng cụ thể sẽ khiến công tác chuẩn bị và thực hiện của bạn dễ dàng hơn. Bạn cần đảm bảo việc thực hiện các hạng mục của bạn luôn bám sát theo kế hoạch đã đề ra. 

Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị một kế hoạch dự trù cho những trường hợp rủi ro bất ngờ như thời tiết thay đổi xấu, thiết bị hỏng, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất và diễn ra thành công.

Hệ thống hoá và lưu trữ mọi thông tin cần thiết

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của khách mời đặc biệt là khách mời VIP thật chi tiết, đầy đủ, khoa học. Sẽ có lúc bạn cần đến nó đấy!

Tổ chức lưu trữ, thống kế thông tin khách mời đặc biệt là khách mời VIP

Chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất

Đôi khi những chi tiết nhỏ lại có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Những chi tiết tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến khách mời không hài lòng, có cái nhìn không thiện cảm, nhanh chóng đánh giá doanh nghiệp của bạn là thiếu chuyên nghiệp. Thật đáng tiếc nếu bạn không để ý những chi tiết nhỏ và vì thế làm mất đi những khách hàng tiềm năng, đối tác thân thiết. 

Sử dụng tối đa sức mạnh công nghệ cho sự kiện

Thời đại công nghệ hiện khoa học phát triển, không có lý do gì mà bạn vẫn còn “lowky” và không sử dụng công nghệ. Việc sử dụng những thiết bị công nghệ như bộ đàm, máy chiếu, micro, loa, đèn led,… sẽ giúp sự kiện thăng hoa, hiệu ứng sự kiện tốt hơn. 

Bạn nên có một danh sách các thiết bị cần thiết và một đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp để đảm bảo các thiết bị được hoạt động trơn tru, sức mạnh công nghệ được sử dụng tối đa trong sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Bạn cần lên danh sách các hạng mục cần chi tiêu một cách cụ thể. Hãy đi lấy báo giá ở nhiều đơn vị cung cấp những hạng mục đó để so sánh và lựa chọn đơn vị phù hợp. Việc chi tiêu không có kế hoạch sẽ khiến sự kiện của bạn lộn xộn, lãng phí, thiếu thốn và không thành công như mong đợi. 

Xem thêm: Sự kiện “Event” là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tiết kiệm thời gian, nhân sự, áp lực cho doanh nghiệp

Khi thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bạn sẽ không cần phải huy động nhân sự của mình, tiết kiệm thời gian và giảm áp lực về các hoạt động tổ chức. Tất cả các khâu từ lên ý tưởng đến lập kế hoạch và thực hiện đều được công ty tổ chức sự kiện hoàn thành. Họ có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và đầy đủ các thiết bị cần thiết cho sự kiện của bạn. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, thông tin để họ thực hiện mà không cần phải tận tay thực hiện và mệt mỏi suy nghĩ. 

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, áp lực vì có đội ngũ nhân sự nhiều kinh nghiệm

Tuy nhiên không vì thế mà bạn bỏ mặc sự kiện của mình cho công ty tổ chức sự kiện. Vì không ai hiểu về sản phẩm và sự kiện hơn người của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự kiện được thực hiện hiệu quả nhất bạn nên có một người theo sát quá trình thực hiện sự kiện.

Marketing hiệu quả

Với những mối quan hệ trong ngành truyền thông, những công ty tổ chức sự kiện có thể hỗ trợ và tư vấn cho bạn những chiến lược truyền thông, hình thức truyền thông phù hợp với sự kiện của bạn.

Giảm thiểu rủi ro

Với những kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, công ty tổ chức sự kiện sẽ luôn có những phương án đề phòng rủi ro để đảm bảo sự kiện của bạn được diễn ra đúng kế hoạch và thành công.

Tiết kiệm chi phí

Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tối ưu chi phí ở tất cả các mục và tư vấn cho bạn những dịch vụ thực sự cần thiết theo nhu cầu của bạn.

Công ty tổ chức sự kiện cung cấp đầy đủ những thiết bị cần thiết cho sự kiện giúp bạn tiết kiệm chi phí

Các tiêu chí để chọn 1 công ty tổ chức sự kiện uy tín

Khi chọn một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý một số tiêu chí sau:

Uy tín, kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn một công ty có nhiều năm kinh nghiệm, có tên tuổi, có uy tín nhất định trong ngành tổ chức sự kiện sẽ giúp quá trình làm việc của bạn diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và cũng đảm bảo cho sự kiện của bạn thành công ở mức cao hơn. 

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín nhất Hà Nội với hơn 10 năm kinh nghiệm

Review của khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện

Để biết xem chất lượng dịch vụ của công ty đó có thực sự uy tín và tốt hay không. Bạn không nên bỏ qua việc xem những đánh giá, review của những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty đó. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn làm hài lòng khách hàng. 

Chi phí phù hợp 

Dù công ty tổ chức sự kiện có tốt nhưng giá không phù hợp với bạn thì cũng không nên chọn. Vì thế bạn nên tìm và lựa chọn những công ty tổ chức đưa ra mức chi phí phù hợp với nhu cầu tổ chức của bạn. Những công ty chuyên nghiệp họ sẽ tối ưu chi phí và lập một kế hoạch phù hợp với mức chi phí bạn có.

Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công

Trong quá trình tổ chức luôn có người support, tư vấn cho bạn là một việc hết sức cần thiết. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn có nhân sẵn sàng hỗ trợ và hiện thực những ý tưởng của bạn. 

Mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp. Vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn,… Đều là những yếu tố quan trọng để bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín.

Minh Vũ Media với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ như: khai trương, sinh nhật, lễ kỷ niệm,… Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về sự lựa chọn hoàn hảo, tối ưu và trải nghiệm sự kiện. Với ý tưởng sáng tạo và mới lạ nhất cho việc tổ chức sự kiện bạn.

Minh Vũ Media luôn đồng hành cùng khách hàng. Với vai trò là một chuyên gia tư vấn những giải pháp tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay. Kèm đó là mức phí xứng tầm với mong muốn tổ chức sự kiện, dịch vụ tốt nhất trên thị trường. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về các dịch vụ tổ chức sự kiện vui lòng liên hệ với Minh Vũ Media. Hotline 0982.559.323 hoặc 0985.783.366 để được tư vấn nhiệt tình nhé!