Minh Vũ Media > Tin tức > Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Vai Trò Và Mục Đích Của Tổ Chức Sự Kiện?

Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Vai Trò Và Mục Đích Của Tổ Chức Sự Kiện?

Tùng 570

Tổ chức sự kiện là gì? Hiện đang là một lĩnh vực quan trọng trong ngành truyền thông- giải trí. Đây cũng là mảng được nhiều doanh nghiệp, cá nhân quan tâm, đầu tư để tăng độ phủ sóng. Hãy cùng Minh Vũ Media tìm hiểu về tổ chức sự kiện và những điều cần biết ngay sau đây nhé!

Sự kiện là gì?

  • Sự kiện trong tiếng anh gọi là event. Là hoạt động được diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định và mục đích rõ ràng, có sự tham gia của một số lượng lớn người tham gia. 
  • Có thể được tổ chức bởi cá nhân, một tập thể, một tổ chức. Và có chủ đề đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 
  • Sự kiện là hoạt động xác định được tổ chức để đạt được một mục tiêu cụ thể. Đối với sự kiện, có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực, từ doanh nghiệp, giáo dục, văn hóa, giải trí đến thể thao và từ thiện. Mỗi sự kiện thường mang lại trải nghiệm đặc biệt cho những người tham gia và có thể có nhiều mục đích khác nhau, bao gồm giáo dục, giải trí, quảng cáo, giao lưu, hay gây quỹ.
  • Sự kiện có thể bao gồm nhiều hình thức, từ các cuộc họp nhỏ, hội thảo, triển lãm, đến các sự kiện lớn như hội nghị quốc tế, lễ hội âm nhạc, hoặc các sự kiện thể thao quy mô lớn. Mỗi sự kiện đều có những đặc điểm và yêu cầu riêng, và công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp, linh hoạt, và khả năng quản lý chi tiết.
Tổ chức sự kiện hiện đang là một lĩnh vực quan trọng trong ngành truyền thông - giải trí

Tổ chức sự kiện hiện đang là một lĩnh vực quan trọng trong ngành truyền thông – giải trí

Xem thêm: Sự kiện “Event” là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện là gì?

  • Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch, triển khai và quản lý một sự kiện hay hoạt động cụ thể nhằm đạt được mục tiêu cụ thể. Công việc này đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng quản lý dự án, và khả năng làm việc chặt chẽ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được mong đợi của người tham gia.
  • Quá trình tổ chức bao gồm nhiều bước, từ lập kế hoạch, xác định ngân sách, chọn địa điểm, thiết kế không gian, xây dựng chương trình, quảng bá, đến quản lý thực hiện và đánh giá sau. Đối với các sự kiện lớn, việc này thường đòi hỏi cộng tác chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan và chuyên gia khác nhau như nhà sản xuất, đội ngũ an ninh, và nhiều bên khác.
  • Tổ chức sự kiện có thể bao gồm nhiều loại, như hội nghị, hội thảo, triển lãm, lễ hội, đám cưới, thể thao, và nhiều hình thức khác nhau, mỗi loại đều đặt ra những yêu cầu và thách thức riêng. Sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực này đòi hỏi không chỉ kiến thức vững về tổ chức mà còn tư duy sáng tạo và khả năng quản lý stress trong môi trường làm việc đa dạng và đôi khi áp lực.

Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đang phát triển mạnh mẽ, với đổi mới trong công nghệ và xu hướng xã hội đang tạo ra những cơ hội mới trong ngành này. Dưới đây là một số lĩnh vực trong đó tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh:

  1. Sự Kiện Trực Tuyến và Hình Thức Kỹ Thuật Số
  2. Sự Kiện Doanh Nghiệp và Hội Nghị
  3. Sự Kiện Văn Hóa và Nghệ Thuật
  4. Sự Kiện Thể Thao
  5. Sự Kiện Xã Hội và Từ Thiện
  6. Sự Kiện Giáo Dục và Học Thuật
  7. Sự Kiện Tư Nhân
  8. Sự Kiện Thực Phẩm và Đồ Uống
Một trong những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến là sự kiện khai trương

Một trong những loại hình tổ chức sự kiện phổ biến là sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện ngày nay không chỉ giới hạn trong các dịp lớn mà còn bao gồm cả các sự kiện nhỏ, sự kiện doanh nghiệp nội bộ, và các trải nghiệm tương tác động đến nhiều khía cạnh của cuộc sống.

Dưới đây là một số thuật ngữ liên quan đến tổ chức sự kiện:

  • Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
  • Event activities: hoạt động tổ chức sự kiện
  • Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
  • Entertainment events: Sự kiện giải trí
  • Concerts/live performances: Các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
  • Fundraising events: Các sự kiện gây quỹ từ thiện
  • Sporting events: Sự kiện thể thao
  • Festive events: Các lễ hội, liên hoan,…
  • Government events: Sự kiện của cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
  • Meetings: Các buổi họp
  • Seminars: Hội thảo chuyên đề
  • Workshops: Hội thảo bán hàng
  • Exhibitions: Sự kiện triển lãm
  • Trade fairs: Các hội chợ thương mại
  • Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
  • Conferences: Sự kiện hội thảo
  • Conventions: Sự kiện hội nghị

Vai trò của tổ chức sự kiện mà bạn nên biết

Với mỗi sự kiện đều có những vai trò khác nhau. Dưới đây là một số vai trò mà bạn nên biết:

  • Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm khách mời, khách hàng tiềm năng

Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm khách mời, khách hàng tiềm năng

  • Là một công cụ tuyệt vời thúc đẩy sự phát triển của các hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
  • Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
  • Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Xem thêm: Top 20 trung tâm tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng nhất hiện nay

Mục đích chính của tổ chức sự kiện trong việc truyền thông

Mục đích sự kiện chính là những giá trị, kết quả mà sự kiện mang lại cho đơn vị tổ chức. Những mục đích của phổ biến là: 

  • Tạo dấu ấn đặc biệt với khách hàng mục tiêu/khách mời thông qua những thông điệp truyền thông, chiến dịch truyền thông có trong sự kiện
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, nâng cao giá trị của thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ, tăng độ nhận diện thương hiệu.
  • Làm thay đổi những nhận thức của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
  • Tăng sự kết nối khách hàng với sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp, từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.
  • Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…
Tổ chức sự kiện nhằm quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số

Tổ chức sự kiện nhằm quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số

Tuỳ thuộc vào mục tiêu khi tổ chức sự kiện mà người tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng, kế hoạch, hoạt động sao cho phù hợp và đạt được mục đích.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để có được một sự kiện chuyên nghiệp bạn cần có một quy trình làm việc rõ ràng và cụ thể. Chuẩn hoá, tối ưu các bước thực hiện là điều quan trọng để sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Khi xây một căn nhà để chắc chắn nhờ nền móng, đối với một sự kiện để đảm bảo thành công nhờ quy trình tổ chức.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp gồm 4 bước:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước sự kiện

Trước khi tổ chức sự kiện, người tổ chức/đơn vị tổ chức cần xác định và thực hiện các công việc sau:

  • Xác định rõ mục tiêu 
  • Các yếu tố cần thiết tác động đến thành công của sự kiện
  • Lên ý tưởng và kế hoạch thực hiện ý tưởng
  • Chuẩn bị các trang thiết bị, decor sự kiện
  • Thực hiện các chiến dịch truyền thông, marketing cho sự kiện
  • Lên kế hoạch các rủi ro có thể gặp 

Giai đoạn 2: Diễn ra sự kiện

Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng và là giai đoạn quyết định đến sự thành công của sự kiện:

  • Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang trí cần thiết cho sự kiện
  • Kiểm tra tất cả các hạng mục lần cuối
  • Chạy thử trước chương trình
Lắp đặp, setup tất cả các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra

Lắp đặp, setup tất cả các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra

  • Đón tiếp khách mời và thực hiện chương trình
  • Quản lý theo dõi tiến độ cũng như điều hành sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và kịch bản đã lên trước đó

Giai đoạn 3: Sau sự kiện

  • Tiến hành các công tác truyền thông sau sự kiện
  • Lấy thông tin và chăm sóc khách, khách mời trong sự kiện để tạo lòng tin, sự kết nối giữa doanh nghiệp với những khách hàng, đối tác tiềm năng.

Giai đoạn 4: Giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Đây là một bước nhỏ sau giai đoạn 3. Tuy nhiên lại rất quan trọng. Đây là bước để bạn và ban tổ chức cùng nhìn lại quá trình tổ chức sự kiện, rút ra bài học kinh nghiệm, xử lý những vấn đề còn tồn đọng, khắc phục sự cố,…

Lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Chọn địa điểm tổ chức phù hợp 

  • Sau khi xác định được ngày giờ tổ chức, bạn cần bắt tay ngay vào việc lựa chọn địa điểm. Địa điểm tổ chức cần có không gian rộng rãi, có sức chứa đủ với số lượng khách mời, không gian phù hợp. Bạn nên lựa chọn và hoàn thiện các thủ tục thuê địa điểm càng sớm càng tốt để tiến hành các bước lên ý tưởng và decor cho sự kiện.

Kế hoạch cần cụ thể và luôn thực hiện đúng theo kế hoạch

  • Bản kế hoạch càng chi tiết, càng rõ ràng, càng cụ thể sẽ khiến công tác chuẩn bị và thực hiện của bạn dễ dàng hơn. Bạn cần đảm bảo việc thực hiện các hạng mục của bạn luôn bám sát theo kế hoạch đã đề ra. 
  • Ngoài ra, bạn nên chuẩn bị một kế hoạch dự trù cho những trường hợp rủi ro bất ngờ như thời tiết thay đổi xấu, thiết bị hỏng, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất và diễn ra thành công.

Hệ thống hoá và lưu trữ mọi thông tin cần thiết

  • Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của khách mời đặc biệt là khách mời VIP thật chi tiết, đầy đủ, khoa học. Sẽ có lúc bạn cần đến nó đấy!
Tổ chức lưu trữ, thống kế thông tin khách mời đặc biệt là khách mời VIP

Tổ chức lưu trữ, thống kế thông tin khách mời đặc biệt là khách mời VIP

Chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất

  • Đôi khi những chi tiết nhỏ lại có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Những chi tiết tưởng chừng đơn giản nhưng lại khiến khách mời không hài lòng, có cái nhìn không thiện cảm, nhanh chóng đánh giá doanh nghiệp của bạn là thiếu chuyên nghiệp. Thật đáng tiếc nếu bạn không để ý những chi tiết nhỏ và vì thế làm mất đi những khách hàng tiềm năng, đối tác thân thiết. 

Sử dụng tối đa sức mạnh công nghệ cho sự kiện

  • Thời đại công nghệ hiện khoa học phát triển, không có lý do gì mà bạn vẫn còn “lowky” và không sử dụng công nghệ. Việc sử dụng những thiết bị công nghệ như bộ đàm, máy chiếu, micro, loa, đèn led,… sẽ giúp sự kiện thăng hoa, hiệu ứng sự kiện tốt hơn. 
  • Bạn nên có một danh sách các thiết bị cần thiết và một đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp để đảm bảo các thiết bị được hoạt động trơn tru, sức mạnh công nghệ được sử dụng tối đa trong sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

  • Bạn cần lên danh sách các hạng mục cần chi tiêu một cách cụ thể. Hãy đi lấy báo giá ở nhiều đơn vị cung cấp những hạng mục đó để so sánh và lựa chọn đơn vị phù hợp. Việc chi tiêu không có kế hoạch sẽ khiến sự kiện của bạn lộn xộn, lãng phí, thiếu thốn và không thành công như mong đợi. 

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

  • Tiết kiệm thời gian, nhân sự, áp lực cho doanh nghiệp
  • Marketing hiệu quả nhờ sự hỗ trợ và tư vấn đưa ra chiến lược giúp quảng báo truyền thông cho sự kiện của bạn
  • Giảm thiểu rủi ro đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch
  • Tiết kiệm, tối ưu hóa chi phí ở tất cả các mục ở những dịch vụ mà bạn cần

Các tiêu chí để chọn 1 công ty tổ chức sự kiện uy tín

Khi chọn một công ty tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý một số tiêu chí sau:

Uy tín, kinh nghiệm của công ty tổ chức sự kiện

  • Việc lựa chọn một công ty có nhiều năm kinh nghiệm, có tên tuổi, có uy tín nhất định trong ngành tổ chức sự kiện sẽ giúp quá trình làm việc của bạn diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ và cũng đảm bảo cho sự kiện của bạn thành công ở mức cao hơn. 

Review của khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty 

  • Để biết xem chất lượng dịch vụ của công ty đó có thực sự uy tín và tốt hay không. Bạn không nên bỏ qua việc xem những đánh giá, review của những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty đó. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn làm hài lòng khách hàng. 

Chi phí phù hợp 

  • Dù công ty có tốt nhưng giá không phù hợp với bạn thì cũng không nên chọn. Vì thế bạn nên tìm và lựa chọn những công ty tổ chức đưa ra mức chi phí phù hợp với nhu cầu tổ chức của bạn. Những công ty chuyên nghiệp họ sẽ tối ưu chi phí và lập một kế hoạch phù hợp với mức chi phí bạn có.

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp 

  • Trong quá trình tổ chức luôn có người support, tư vấn cho bạn là một việc hết sức cần thiết. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ luôn có nhân sẵn sàng hỗ trợ và hiện thực những ý tưởng của bạn. 
  • Mỗi nhu cầu tổ chức khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp. Vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn,… Đều là những yếu tố quan trọng để bạn lựa chọn được đơn vị chuyên nghiệp, uy tín.

Minh Vũ Media công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Minh Vũ Media với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ như: khai trương, sinh nhật, lễ kỷ niệm,… Chúng tôi mang đến cho khách hàng của mình giải pháp về sự lựa chọn hoàn hảo, tối ưu và trải nghiệm sự kiện. Với ý tưởng sáng tạo và mới lạ nhất cho việc tổ chức sự kiện bạn.

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín nhất Hà Nội với hơn 10 năm kinh nghiệm

Minh Vũ Media là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín nhất Hà Nội với hơn 10 năm kinh nghiệm

Minh Vũ Media luôn đồng hành cùng khách hàng. Với vai trò là một chuyên gia tư vấn những giải pháp tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay. Kèm đó là mức phí xứng tầm với mong muốn tổ chức sự kiện, dịch vụ tốt nhất trên thị trường. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm về các dịch vụ vui lòng liên hệ với Minh Vũ Media. Hotline 0982.559.3230985.783.366 hoặc Fanpage Minh Vũ Media để được tư vấn nhiệt tình nhé!

5/5 (1 Review)

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline: 0985.783.366

THÔNG TIN LIÊN HỆ TƯ VẤN – LÊN Ý TƯỞNG – BÁO GIÁ 24/24

Hotline  : 0982559 323 – 0985 78 33 66

MR : HOÀNG TUYẾN —o-o0o-o— MS : LÊ NGA

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG MINH VŨ

Địa chỉ: Số 7 Ngõ 102 Phùng Khoang P.Trung Văn, Q.Nam Từ Liêm, TP Phố Hà Nội

Mã số thuế: 0107331614

Gmail: sukienmv@gmail.com ► website : https://minhvumedia.vn/

DỊCH VỤ CUNG CẤP TRANG THIẾT BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kinh Nghiệm , Ý tưởng sáng tạo – giá thành ưu đãi – thiết kế thu hút – Cung cấp đầy đủ trang thiết bị – Âm thanh Ánh sáng – Sân khấu – Backdrop

Màn hình led tivi – công hơi – banner – Quạt – Bàn ghế – ô dù – khung dạp – Nhân sự PG / PB / MC/ ca sỹ nhóm nhảy – Múa lân – Nhóm nghệ thuật

Hỗ trợ setup tiệc trà – Tiệc teabreak – Quay phim – Chụp ảnh – checkin –  Bộ cắt băng khai trương – Cổng chào – Banner – băng rôn – standee – bóng bay

     MINH VŨ MEDIA GIÁ TRỊ CHẤT LƯỢNG NIỀM TIN

098 578 3366

Tư Vấn Cho Tôi